Willst du den perfekten Match finden, wirst du nicht um eine strukturierte Analyse der verfügbaren CRM-Systeme herumkommen. Sowohl für Start-Ups wie auch für gestandene Unternehmen stellen sich die gleichen Fragen. Nur das eine falsche Entscheidung bei einem Start-Up wesentlich verheerender sein kann. Denn ein CRM-System hat direkte Auswirkungen auf die Produktivität deines Teams und in vielen weiteren Bereichen wie in der gesamten Administration, Marketing und im Vertrieb.
Die Qual der Wahl
Wie bereits eingehend erwähnt, gibt es unzählige Lösungen. Doch welche passt am besten. Dazu solltest du dir und innerhalb des Teams, am besten unter Einbezug möglichst vieler Abteilungen, folgende Fragen stellen:
- In welchen Prozessen müssen wir effizienter werden und wie kann uns dabei ein CRM-System unterstützen?
- Welche Betriebs- und Arbeitsabläufe fehlen bei uns und müssen ergänzt werden?
- Wer in unserem Unternehmen wird das CRM-System verwenden? Wie viele Anwender benötigen wir?
- Welche andere Software möchten wir mit dem CRM-System integrieren?
- Wie gross ist unser Budget?
Mit diesen Fragen kannst du erste Rahmenbedingungen definieren und das Feld an Möglichkeiten einschränken. Eine Matrix hilft dir zudem bei der längerfristigen Bewertung von Möglichkeiten.
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- Lokal oder in der Cloud
Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile. Bei einer lokalen Lösung sind alle Daten zwar auf deinen eigenen Systemen gespeichert, dafür benötigst du aber Informatiker und weitere Spezialisten angestellt welche die entsprechenden Server betreuen. Mit einer Online-Lösung sind die Daten überall und jederzeit verfügbar – ausser du hast kein Netz. Es gibt jedoch auch Lösungen welche beides anbieten. - Welche Funktionen muss dein CRM bieten?
Erstelle eine grosse Wunschliste. Bezieh dafür alle betroffenen Abteilungen mit ein und erstelle eine Funktionsliste im Abgleich auf interne Prozesse. Achte darauf, dass das CRM auf deine Bedürfnisse angepasst werden kann. Von Einheitslösungen raten wir ab, auch wenn diese oftmals mit attraktiven Preisen locken. - Schnittstellen
Die nahtlose Integration von bestehenden Anwendungen ist eine zentrale Aufgabe eines guten CRM. Beispielsweise mit E-Commerce-Plattformen, der Buchhaltungssoftware oder im Bereich des E-Marketings. - Testen, testen und nochmals testen
Du kaufst Schuhe auch nicht ohne diese mindestens einmal anzuziehen? Genau so solltest du dich auch bei der Anschaffung eines neuen CRM-Systems verhalten. Teste es mit allen Eventualitäten. Rasch findest du mögliche Lücken und Tücken. - Branchenspezifisch und lokal
Falls du nicht ein Grosskonzern bist, lohnt sich dieser Rat immer. Ein lokaler Partner ist oftmals rascher im Support und die sprachliche Hürde entfällt. Bei branchenspezifische CRM kannst du davon ausgehen, dass diese für spezielle Prozesse oftmals eine standarisierte Lösung integriert haben. - Gibt es Schulungen und wird das CRM weiterentwickelt?
Das Angebot von Schulungen ist ein enorm wichtiger Punkt. Gerade bei grösseren Teams ist die korrekte Einarbeitung von neuen Kollegen und Kolleginnen zentral um später effiziente Prozesse etablieren zu können. Die kontinuierliche Weiterentwicklung des CRM ist ein weiterer Qualitätscheck. - DSGVO-konform, was bitteschön?
DSGVO bedeutet Datenschutzgrundverordnung und beinhaltet in der Schweiz wie auch in der EU die wichtigsten Regeln rund um den Umgang mit Daten. Moderne Systeme haben hier sogenannte Doppelkontrollen längst eingebaut und das System bewahrt dich vor möglicherweise hohen Bussen.